Das Berufsbild
Was macht eine Kauffrau für Büromanagement in der Bank?
In einem Kreditinstitut sitzt die Rolle fast immer außerhalb von Markt und Marktfolge: im Vorstandssekretariat, in der Assistenz eines Bereichs wie Personal, Organisation, Recht oder Revision, im Einkauf, im Facility Management oder in der Poststelle und Dokumentenverwaltung. Zur täglichen Arbeit gehören Terminkoordination für Führungskräfte, die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokolle, Korrespondenz, Reiseplanung, Rechnungsprüfung und Bestellungen sowie die Pflege von Ablagen und Fristen. Im Vorstandssekretariat einer Sparkasse kommen Sitzungen von Verwaltungsrat und Kreditausschuss hinzu, in einer Volks- oder Raiffeisenbank die Organisation von Vertreterversammlung und Aufsichtsratssitzungen. In einer kleinen Sparkasse ist die Rolle breit geschnitten und reicht vom Sekretariat bis zur Personalverwaltung, in der Zentrale einer Großbank ist sie eng auf eine Assistenzfunktion begrenzt. Manche Häuser setzen Kaufleute für Büromanagement auch im Servicecenter oder in der Kundenbetreuung am Telefon ein, dann allerdings ohne Beratungsbefugnis.
Der Weg in die Rolle
Der übliche Weg ist die dreijährige duale Ausbildung mit IHK-Abschluss, die viele Banken neben der Ausbildung zu Bankkaufleuten anbieten. Ebenso häufig ist der Wechsel aus einem Unternehmen oder einer Kanzlei, denn die Tätigkeit ist branchenübergreifend. Bankfachliches Wissen wird im Haus vermittelt, ein Sachkundenachweis ist nicht vorgeschrieben. Als Weiterbildung bieten sich der Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, der Wirtschaftsfachwirt oder eine Qualifizierung zur Management- oder Vorstandsassistenz an. Wer später ins Bankgeschäft selbst will, kann über eine verkürzte Zweitausbildung oder den Bankfachwirt wechseln, was in der Praxis aber selten ohne Rückstufung gelingt.
Was die Rolle verlangt
Vertriebsziele gibt es nicht. Dafür verlangt die Arbeit Verschwiegenheit über Bankgeheimnis, Personaldaten und im Vorstandsumfeld auch über Insiderinformationen und Aufsichtsangelegenheiten. Sitzungsunterlagen für Gremien müssen fristgerecht und fehlerfrei vorliegen, was vor Sitzungsterminen und zum Jahresabschluss zu Spitzen führt. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und gleitzeitfähig, Gremiensitzungen am Abend kommen in Vorstandssekretariaten aber vor. Schwer fällt vielen die Abhängigkeit von einzelnen Führungskräften: Arbeitsklima und Entwicklungsmöglichkeiten hängen stark davon ab, für wen man arbeitet. Ein großer Teil der Arbeit ist Routine, und der fachliche Aufstieg ist ohne Weiterbildung begrenzt.
Aussichten
Die Zahl klassischer Sekretariatsstellen sinkt. Digitale Terminverwaltung, elektronische Gremienportale und zentrale Dienstleister übernehmen Aufgaben, und bei Fusionen von Sparkassen oder Genossenschaftsbanken werden Vorstandsbüros und Stabsbereiche zusammengelegt. Gefragt bleiben Kräfte, die Assistenz mit Projektkoordination, Sachbearbeitung in Personal oder Einkauf oder der Betreuung von Gremien verbinden. Entwicklungswege führen zur Vorstandsassistenz, zur Teamleitung eines Sekretariatspools, in die Personalsachbearbeitung, ins Gremienbüro oder in die Organisation. Wer gute Kenntnisse in Projektarbeit und digitalen Werkzeugen mitbringt, hat in größeren Häusern die besseren Chancen.
Die Aufgaben
- Termine, Reisen und Sitzungen für Führungskräfte koordinieren
- Unterlagen für Vorstand, Verwaltungsrat oder Aufsichtsrat zusammenstellen und versenden
- Protokolle führen und Beschlüsse nachhalten
- Korrespondenz entwerfen und Posteingang bearbeiten
- Bestellungen auslösen und Eingangsrechnungen prüfen
- Ablagen, Fristen und Dokumentenverwaltung pflegen
- Veranstaltungen wie Vertreterversammlungen oder Mitarbeiterforen organisieren
- Telefonische Anfragen von Kunden und Mitarbeitenden annehmen und weiterleiten
Das sollten Sie mitbringen
- • Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- • Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und Gremien- oder Dokumentenmanagementsystemen
- • Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, für Großbanken oft gutes Englisch
- • Verschwiegenheit und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen
- • Organisationsgeschick und Belastbarkeit vor Sitzungsterminen
Der Weg in die Rolle
Der übliche Weg ist die dreijährige duale Ausbildung mit Abschlussprüfung vor der IHK, mit Abitur oft auf zweieinhalb Jahre verkürzbar. Viele Stellen werden auch mit Kaufleuten aus anderen Branchen besetzt, die das bankspezifische Wissen im Haus erwerben. Für den Aufstieg zur Vorstandsassistenz ist eine Weiterbildung wie der Fachwirt für Büro- und Projektorganisation üblich.
Wo gearbeitet wird
- Vorstandssekretariat einer Sparkasse oder Volksbank
- Fachbereichsassistenz in der Zentrale einer Großbank
- Personal- oder Organisationsabteilung einer Landesbank
- Verwaltung einer Förderbank
- Einkauf und Facility Management einer Rechenzentrale
- Servicecenter einer Direktbank
